نامه نگاری و مکاتبات اداری

بشر پیوسته نیازمند آن بوده که با دیگران ارتباط برقرار کند . شیوه های برقراری این ارتباط روز به روز متحول شده و بنابر نیاز انسان های هر دوره به گونه ای نمود یافته است . در دنیای امروز نیز که عصر فن آوری و تبادل سریع اندیشه ها می باشد بشر بی نیاز از ارتباط رسمی و اداری نیست . هر چند پیشرفت های علمی همچون گسترش رایانه  و شبکه های مختلف ارتباطات اینترنتی توانسته است با سرعت و به خوبی وظیفه ایجاد ارتباط میان سازمانها و موسسه ها را به اجرا در آورد ولی این وسایل پیشرفته نمی تواند منافاتی با دانستن و آموختن نامه نگاری و آیین نگارش داشته باشد.

در سازمان های اداری و رسمی کارها بر اساس سند یا تقاضای مکتوب انجام می شود زیرا کارهای اداری جنبه ی خصوصی ندارد و لازمست که سابقه ی هر کاری بطور کامل ، مشخص باشد تا فرصت سوء استفاده برای دیگران پیش نیاید و نیز قانون و عدالت در هر مورد یکسان اجرا شود .

الف – اصطلاحات رایج در نامه های اداری :

 نامه های اداری اصطلاحاتی دارند که برای انتقال سریع و آسان مطالب ، باید معنا و کاربرد آنها را فرا گرفت  . مهمترین آنها عبارتند از :

– اقدام مقتضی : مجموعه فرمان هایی است در مورد کارهای خاص ، لازم ، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد .

–  اندیکاتور ( نامه نا) : به دفتری گفته می شود که برای ثبت تمام نامه های وارده و صادره به کار گرفته و بطور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود .

– اندیکس ( نمایه) : در اصطلاح اداری دفتر راهنمایی است که نامه های ثبت شده در دفتر اندیکاتور را  بر اساس شماره های مخصوص در آن شماره گذاری می کنند و جستجوی نامه در دفتر اندیکاتور با راهنمایی اندیکس به سادگی صورت می گیرد .

– ایفاد : در نامه های اداری معنای ” ارسال کردن ” می دهد .

– پی نوشت : به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می آید گفته می شود . پی نوشت بطور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می رود که در حقیقت ” هامش ” نامه است .

– هامش : واژه عربی و به معنای حاشیه و مرز است و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته می شود که در حاشیه نامه نوشته می شود .

– پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می شود پیوست نام دارد . بطور معمول در قسمت سمت  چپ بالای کاغذ نامه ، کلمه پیوست چاپ می گردد . اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید روبه روی آن کلمه ی  ” دارد ” را اضافه کنیم و یا تعداد برگه های پیوست را بنویسیم .

– رونوشت : عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از نامه اصلی . اگر نامه ای اداری دارای سه  رونوشت برای سه جای مختلف باشد ، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می شود . یک نسخه هم نامه اصلی است .

– برابر مقررات : اگر دستور دهنده بخواهد مجری دستور ، مقررات مرتبط با موضوعی را اجرا کند ، در  پی نوشت نامه از این اصطلاح استفاده می کند .

–  پیرو : وقتی نامه ای به جایی و یا برای مسئولی فرستاده می شود اما پاسخی دریافت نمی گردد و یا پس از ارسال نامه مشخص می شود که نیاز به توضیحات بیشتری بوده است در آغاز نامه یا نامه های بعدی از اصطلاح ” پیرو ” استفاده می کنند . مانند : ” پیرو نامه ی شماره ….. “

– عطف : اگر نویسنده ی نامه بخواهد توجه مخاطب را به نامه یا موضوعی که پیش از آن بیان شده جلب نماید ، این اصطلاح را به کار می برد .

ب- اندازه و ابعاد نامه های اداری :

طبق دستورالعمل اداره کل بهبود روش ها در سازمان امور اداری و استخدامی سابق ابعاد و اندازه های زیر به عنوان استاندارد ابلاغ شده است  :

برای حفظ هماهنگی ظاهر نامه ها و آسانی بایگانی آنها در پوشه ، بدون آن که کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند ، می بایست فاصله ی حاشیه های نامه را در اولین صفحه قطع بزرگ به شکل زیر رعایت نمود :

– ۴ سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان

– ۲ سانتی متر از عنوان تا اولین سطر

– ۵/۳ سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول

– ۵/۲ سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم

– ۵/۱ سانتی متر از سمت چپ حاشیه

– ۵/۲ سانتی متر حاشیه ی پایین صفحه تا آخرین سطر نامه

ج – اجزای نامه اداری :

– سرلوحه : عبارتست از قسمتی از نامه که در بالای کاغذهای اداری چاپ می شود شامل :

۱- نشانه جمهوری اسلامی ایران در بالای سمت راست یا بالای صفحه

۲- نام سازمان اصلی زیر نشانه و نام واحد یا اداره ی وابسته زیر نام سازمان اصلی

۳- تاریخ ، شماره نامه و پیوست در بالای سمت چپ نامه

۴- عنوان گیرنده ، فرستنده و موضوع نامه

– عنوان گیرنده : که با کلمه ی ” به ” در نامه مشخص می شود ، عبارتست از نام شخص یا موسسه ای که نامه برای آن فرستاده می شود .

– عنوان فرستنده : که با کلمه ” از ” در نامه مشخص می شود ، عبارتست از نام شخص ، موسسه ،  سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف  آن نوشته می شود .

در مکاتباتی که برای مسئول مشخصی در یک سازمان نوشته می شود و یا فرستنده و تنظیم کننده قصد دارد ضمن رسمی بودن نامه ، احترام ویژه ای برای گیرنده ی آن قایل شود از چارچوب ” از : ، به : ” استفاده نمی شود و به جای آن نام شخص و سپس سمت سازمانی او نوشته می شود .  در حقیقت نام حقیقی افراد از عنوان و مقام آنها بالاتر است . نام فرستنده نامه و یا سازمان فرستنده نیز روی نشانه ی نامه و یا در بخش پایانی نامه مشخص می گردد .

– موضوع : عبارتست از جمله ی کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد ( یعنی متن نامه درباره ی چه  موضوع و مقصودی است ) . کلمه ی موضوع در بالای نامه همیشه زیر عنوان فرستنده آورده می شود و جمله ای که روبه روی آن نوشته می شود نمایان گر هدف یا اهداف اصلی نامه است بنابراین باید بیانگر محتوای نامه باشد . نوشتن یک جمله خوب و روشن گر در قسمت موضوع ، سبب می شود تا در توزیع و ثبت نامه سهولت لازم فراهم گردد .

– متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع اصلی نامه نوشته می شود .  متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف یا بند تشکیل شده باشد که قسمت اول پاراگراف را افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند .

– مشخصات امضاء کننده نامه : این مشخصات شامل نام و نام خانوادگی ، مقام و موقعیت سازمانی امضاء  کننده در پایین سمت چپ نامه قرار می گیرد . نام و نام خانوادگی در بالا و در وسط عنوان سمت سازمانی قرار می گیرد  .

انتشار: 10 اسفند، 1395    /    بازدید: 1478