تعاریف و اصطلاحات مکاتبات اداری

ماده ۱- مکاتبه:

 هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و بصورت رسمی بعنوان وسیله ارتباطی در داخل و  یا خارج از سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

ماده ۲- نامه اداری:

 نوشته ای است که به استناد بخشنامه ها، دستورالعمل ها و یا دستورهای اداری تنظیم و پس از تأئید رده های سازمانی و امضاء مقام مجاز توسط دبیرخانه سازمان ثبت می گردد.

ماده ۳ –  گزارش :

 ثبت دیده ها، شنیده ها، پژوهش ها و بررسی ها و تجزیه و تحلیل و انطباق آنها به منظور رسیدن به راه حل های درست، با رعایت ساده نویسی و اختصار، پیرامون یک موضوع است.

الف) گزارشات رسمی، گزارشاتی گویا و مستند می باشند که بر اساس دگرگونی های واقعی تهیه شده و راه گشای تصمیمات مهم اداری هستند.

ب) گزارشات نیمه رسمی، در این گزارشات فرد یا افرادی به سفارش سازمان، مأمور تهیه آن می شوند.

ج) گزارشات غیر رسمی (شخصی)، گزارشاتی هستند که جنبه شخصی و خصوصی دارند و غیر رسمی هستند. علت نگارش آنها ذوق و علاقه و کنجکاوی شخصی است، مثل گزارش سفر، بازدید و ثبت وقایعع٫

د) گزارشات اداری یا اتفاقی، گزارش ها بر حسب آنکه تکرار شوند یا نه، اداری یا اتفاقی اند. مثلاًگزارشات ماهانه یا سالانه ایی که به طور مرتب تهیه و برای مسئولان فرستاده می شوند، اداری هستند. در صورتی که گزارش هایی که فقط برای یک بار نوشته می شوند و نیازی به تکرار ندارند، اتفاقی  هستند.

ماده۴- گزارش کتبی:

 نوشته ای است که رده پائین تر به منظور اطلاع رده بالاتر از چگونگی و یا نتیجه انجام کاری تنظیم و ارائه  می نماید.

ماده ۵- گزارش نوبه ای:

 گزارشی است که در مقاطع زمانی مشخص (روزانه، هفتگی، ماهانه و …) بنا به درخواست یا بر اساس  روش جاری توسط رده های پائین تهیه و به رده بالا ارائه می گردد.

ماده۶- گزارش کار:

گزارشی است که به وسیله رده های پائین سازمان تهیه و به منظور آگاهی از جریان کار و تصمیمی که  باید برای حل مسأله ای گرفته شود به رده مافوق ارائه می گردد.

ماده ۷- دستور:

 نامه ای است که از رده مجاز بالا به رده پائین سازمان نوشته می شود و باید به مرحله اجرا درآمده و نتیجه آن به مقام بالاتر گزارش گردد. دستور به منظور اجرای امور، ارائه خط مشی اجرایی راهنمایی و از این قبیل موارد صادر می گردد.

ماده ۸-بخشنامه:

 نامه ای است که به منظور آگاهی و یا ایجاد وحدت رویه در اجرای فعالیت خاصی از طرف بالاترین مقام  اجرایی صادر و ابلاغ میگردد و نباید مغایر با مقررات عمومی کشور باشد.

ماده۹- حکم:

دستور کتبی مقامات بالای مدیریتی می باشد که در یک نسخه و به فرد خاصی ابلاغ می گردد.

ماده ۱۰- دستورالعمل:

ضوابط اجرایی مربوط به آئین نامه و بخشنامه (یا مواردی از آنها) می باشد که توسط بالاترین مقام اجرایی،  معاونین سازمان و یا مقام های مجاز (حسب مورد) صادر می گردد.

ماده۱۱- آئین نامه:

 مجموعه ضوابط و مقررات مربوط به هر یک از مأموریت ها یا وظایف سازمان می باشد که از طرف بالاترین مقام اجرایی صادر و ابلاغ می گردد و نباید مغایر با قوانین کشور باشد.

ماده ۱۲- صورت جلسه:

 مذاکرات مهم و سرنوشت سازی که بی کم و کاست، ثبت و درج می شود.

ماده۱۳- یادداشت اداری:

نامه ای است که برای سرعت بخشیدن به جریان امور، تنظیم و بعنوان سند و مدرک داخلی ملاک عمل واقع می شود. یادداشت، تمام خصوصیات نامه اداری را نداشته و بیشتر برای جلوگیری از اجرای کاری و یا تسریع در انجام امری مورد استفاده قرار می گیرد. امضاء یادداشت توسط مقام مجاز و ثبت آن در  دفتر اندیکاتور ضروری است.

ماده ۱۴- مکاتبات داخلی سازمان:

عبارت است از مکاتباتی که بین سطوح مختلف تشکیلاتی سازمان از بالاترین رده رئیس سازمان تا رده  روسای ادارات و گروه‌ها، در حدود وظایف و اختیارات، صورت می گیرد.

ماده ۱۵- مکاتبات خارج از سازمان:

 عبارت است از مکاتباتی که بین سطوح مجاز مکاتباتی سازمان با سطوح مکاتباتی سایر دستگاه های دولتی،  شرکت های دولتی و خصوصی و اشخاص حقیقی انجام می گیرد.

ماده ۱۶- سطوح مکاتباتی:

 عبارت است از سطوح تشکیلاتی که با رعایت مفاد این آئین نامه مجاز به مکاتبه می باشند.

ماده ۱۷- پیوست:

 به منظور آگاهی سریع از مفهوم نامه، نکات اصلی مربوط به موضوع در متن نامه و جزئیاتی که برای کامل شدن و سابقه، مورد نیاز می باشد تحت عنوان پیوست می آید.

ماده۱۸- ضمیمه:

چنانچه خود پیوست، پیوست داشته باشد، آنرا ضمیمه گویند.

ماده ۱۹- تقسیم نامه ها به لحاظ محتوا:

   ۱- نامه های خبری: در این نوع نامه ها نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می رسد.

   ۲- نامه های بازدارنده: نامه هایی هستند که محتوای آن باز داشتن از کاری است که در حال شکل گیری و انجام دادن می باشد. (در این گونه نامه ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید.)

   ۳- نامه های درخواستی: نامه هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن می باشند. این نامه ها معمولاً بیشترین نامه های اداری را تشکیل می دهند و معمولاً از سطوح پائین  مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می شوند.

   ۴- نامه های هماهنگی: این نامه ها در بردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ریزی هستند و بین دو واحد یا چند وزارتخانه مبادله می شوند. بخشنامه ها و دستورالعمل ها از اینگونه نامه هاهستند. 

ماده ۲۰- انواع مکاتبات اداری:

الف) نامه های وارده:

  ۱- درون سازمانی: کلیه مکاتبات و مراسلاتی است که مطابق با شیوه نامه اتوماسیون اداری در داخل  سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می گیرد.

  ۲- برون سازمانی: نامه ها و مکاتباتی هستند که از خارج سازمان وارد چرخه مکاتباتی می گردند.

ب) نامه های صادره:

  ۱- درون سازمانی: نامه هایی هستند که بین واحدهای سازمانی صورت پذیرد. طبق دستورالعمل اجرائی اتوماسیون تحت عنوان نامه داخلی یا ارجاعی

  ۲- برون سازمانی: به نامه هایی می گویند که به خارج از سازمان ارسال می گردند. مسیر رفت و برگشت این گونه نامه ها در دو اداره مختلف یا وابسته به دو وزارتخانه، شرکت یا سازمان متفاوت است.

ماده ۲۱- انواع طبقه بندی:

۱-۲۱- به کلی سری: شامل اسناد و مدارکی است که از نظر سیاسی و امنیتی حائز اهمیت بسیار است  و افشاء آن می تواند خسارت جبران ناپذیری به نظام جمهوری اسلامی برساند.

۲-۲۱- سری: شامل اسناد و مدارکی است که افشاء غیر مجاز آن می تواند به نظام جمهوری اسلامی و  سازمان خسارت وارد نماید.

۳-۲۱- خیلی محرمانه: شامل اسناد و مدارکی است که افشاء آن می تواند ضربه ای به منافع جمهوری اسلامی و سازمان وارد نماید.

۴-۲۱- محرمانه: شامل اسناد و مدارکی است که افشاء آن در بین مردم آزاد نبوده و افشاء غیر مجاز آن  می تواند زمینه سوء استفاده را فراهم نماید یا تأثیرات منفی در برداشته باشد.

ماده۲۲- ارجحیت مکاتبات:

۱-۲۲- آنی: بالاترین درجه از ارجحیت ها می باشد و مفهوم آن این است که به محض وصول، بدون فوت وقت، پیگیری و اقدام لازم در آن خصوص بعمل آید و نتیجه اقدام، حداکثر همان روز منعکس می گردد.

۲-۲۲- خیلی فوری: نشان دهنده اولویت داشتن نامه نسبت به موارد فوری است و مدت زمان بیشتری برای اقدام روی آن نسبت به نامه های آنی وجود دارد و نتیجه اقدام آن حداکثر ظرف مدت یک الی سه روز متناسب با حجم اقدامات مورد نیاز روی نامه که توسط دستور دهنده مشخص می شود منعکس می  گردد.

۳-۲۲- فوری: نامه های با اولویت نسبت به موارد عادی است و نتیجه اقدام آن حداکثر ظرف مدت یک  الی پنج روز متناسب با حجم اقدامات مورد نیاز منعکس می گردد.

۴-۲۲- عادی: این نامه ها بعد از موارد فوق، دارای ارجحیت بوده و مورد رسیدگی و اقدام قرار می  گیرد و نتیجه آن ظرف مدت تعیین شده، که توسط دستور دهنده مشخص می شود، باید منعکس گردد.

انتشار: 10 اسفند، 1395    /    بازدید: 767