اهمیت به کارگیری سیستم مدیریت اسناد
اسناد چه بصورت الکترونیکی و چه بصورت کاغذی، یک بخش اساسی از هر شرکت هستند. مدیریت اسناد و اطلاعات برای کسب و کارهای گوناگون یک فعالیت چالش برانگیز می باشد. بر این اساس با توجه به ماهیت فعالیت یک سازمان، راه حل مدیریت اسناد (Document Manager – DM) جهت ذخیره و بازاریابی اسناد کاغذی و الکترونیکی می تواند مفید واقع شود.
در این مقاله ۷ مزیت سیستم مدیریت اسناد مورد بحث قرار می گیرد:
- کاهش فضای نگهداری و ذخیره سازی اسناد
- افزایش ضریب امنیت اطلاعات
- مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
- بازیابی آسان
- تسهیل در اشتراک گذاری اسناد
- پشتیبان گیری بهتر
- مزایای ناملموس دیگر
این موارد در ذیل بررسی می گردد.
کاهش فضای نگهداری و ذخیره سازی اسناد
نظر به افزایش هزینه املاک تجاری، طبیعتاً هزینه ذخیره اسناد کاغذی به علت نیاز به فضای مناسب نیز افزایش می یابد. در این شرایط استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد (DMS)، نیاز به فایل های پرحجم اسناد که دارایی های با ارزش سازمان می باشند را کاهش داده و به این روش سبب آزاد نمودن فضای اداری ارزشمند شرکت و یا سازمان می گردد.
در این زمینه حتی اسنادی که باید نگهداری شوند، به عنوان نسخه سخت در مکان هایی با ارزش ریالی کمتر مانند یک انبار یا اتاقک مسقف خارج از ساختمان نگهداری می گردند.
امنیت اسناد برای بسیاری از شرکت ها حیاتی می باشد، دراین زمینه DMS کنترل بهتری برای اسناد فراهم می کند. در نرم افزار مدیریت اسناد، دسترسی ها را می توان در سطوح یا گروه های کاری تعیین نمود. همچنین DMS زنجیره ای از ممیزی ها برای مشاهده یک سند هنگامی که به آن دسترسی پیدا شده است را فراهم می آورد و همچنین این قابلیت را فراهم می نماید که با رعایت دسترسی های موجود، آنرا ویرایش نمود.
اسناد مدیریت شده در نرم افزار بسیار قابل ردیابی می باشد و حتی می توان با زدن بر چسب هایی قابلیت هشدار خودکار برای آنها ایجاد نمود.
مطابقت با مقررات و الزامات سازمان
رعایت الزامات سازمان برای اسناد خاص می توانند بسیار پیچیده باشد. عدم تطبیق با این الزامات می تواند به جریمه، لغو مجوز و در برخی موارد مسئولیت کیفی منجر شود. معمولاً مقررات کشوری شامل دستورالعمل های امنیتی سخت می باشد DMS خطر عدم رعایت الزامات دسترسی را کاهش می دهد. در برنامه مدیریت اسناد الزامات برنامه دخیره سازی می گردد و به عنوان مثال این موارد می توانند اتوماتیک باشد و اسناد جدید به راحتی طبقه بندی و نگهداری شوند.
جستجو و بازیابی اسناد می تواند بسیار وقت گیر باشد و همه ما می دانیم زمان بسیار ارزشمند است و به عبارتی معادل پول است. بر اساس آمار منتشر شده توسط PWC ( شرکت پرایس واتر هاوس کوپر ) میانگین هزینه های بر اساس زمان صرف شده جهت مدیریت اسناد کاغذی عبارتند از:
- سازمان جهت حق الزحمه بایگانی نمودن یک سند ۲۰ دلار و برای پیدا نمودن اسنادی که به اشتباه بایگانی شده اند ۱۲۰ دلار و همچنین ۲۲۰ دلار برای تولید مجدد اسناد گم شده باید پرداخت می نماید.
- ۵٪ از تمام اسناد گمشده و ۳٪ دیگر به اشتباه بایگانی شده اند.
- کارمندان حرفه ای %۵ الی ۱۵% از زمان خود برای مطالعه اطلاعات صرف میکنند که متاسفانه ۵۰ % این زمان را باید برای جستجوی اسناد در نظر بگیرند.
نرم افزار مدیریت اسنادی که برای شرکت شما سفارشی سازی شده باشد، یک ابزار بسیار قدرتمند برای مدیریت و صرفه جویی در زمان می باشد DMS های قدرتمند شناسایی اسناد مرتبط با یک کلمه یا عبارت را امکان پذیر می نمایند و به عبارت دیگر قابلیت جستجوی تمام متن را ارائه می نمایند. در نرم افزار مدیریت اسناد قابلیت تعریف شناسنامه اسناد برای یک فایل یا پوشه وجود دارد. یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای کاربردی سازمان، می تواند دسترسی به اطلاعات مهم را تسهیل نماید DMS فرصت دسترسی به اسناد را از راه دور فراهم می نماید و به عبارت دیگر تا زمانی که دسترسی به اینترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه ای قابل دسترسی می باشند.
با استفاده از DMS، به اشتراک گذاری و بازیابی اسناد بسیار آسانتر صورت می گیرد و دسترسی به اسناد ذخیره شده از منابع گوناگون، امکان پذیر است. همچنین اسکن اسناد قابلیت اشتراک گذاری از طریق نرم افزارهای اینترنتی و یا ایمیل را فراهم می نماید. نرم افزارهای مدیریت اسناد شفافیت بیشتری را برای برنامه های شرکت و یا سازمان فراهم می نمایند که این امر سبب نظارت بهتر بر اجرای فعالیت ها می شود.
بوسیله نرم افزار مدیریت اسناد دسترسی مجاز به کاربران خارجی امکان پذیر و قابل نظارت است. یکی از بخش های مهم نرم افزار مدیریت اسناد امکان کنترل ورژن های مختلف یک سند است که در این بخش ویرایش های قدیمی تر یک سند قابل بازیابی می باشند. این ویژگی برای زمانی که بخش های مختلف بروی یک سند کار می کنند و یا اسنادی که دسترسی یا تغییرات روی آنها امکان پذیر نیست، بسیار مهم است.
نرم افزار مدیریت اسناد شامل یک برنامه پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات می باشد. با در اختیار داشتن یک آرشیو دیجیتال به عنوان پشتیبان اسناد، اسناد کاغذی از آتش، سیل و بلایای دیگر محافظت می شوند. بوسیله DMS، اسناد قابل جستجو بوده و با روش های گوناگون قابل ردیابی می باشند.
همچنین به علت اینکه تصاویر اسناد در مرکز داده ها ذخیره شده است، پس از مشاهده، گم و یا جایجا نمی شوند. اسناد کمتر احتمال دارد به صورت اشتباه بایگانی شوند و قراردادن اسناد بر اساس یک فهرست در محل خودشان به سهولت انجام می گیرد و به عبارت دیگر در نرم افزار مدیریت اسناد، کلیهاسناد دیجیتالی شده و در محل مورد نظر آرشیو می گردد.
برخی دیگر از مزیت های نرم افزار مدیریت اسناد عبارتند از:
زمان ارزشمند است و زمان ذخیره شده سود قطعی شما از DMS است که اغلب به طور مستقیم به معنی افزایش بهره وری می باشد.
بوسیله بازیابی سند سریع تر و کارآمدتر می تواند روحیه کارکنان افزایش یافته و سبب افزایش رضایت مشتری شود. همچنین راه حل های مدیریت اسناد قابل سفارشی برای پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر هر شرکت لازم می باشد.
سیستم مدیریت اسناد شامل مزایای بسیاری برای کسب و کارهای گوناگون می باشد. یک راه حل مدیریت اسناد طراحی می تواند از طریق بهبود فرآیندهای کسب و کار و افزایش بهره وری به شما در مدیریت و توسعه کسب و کارکمک نماید.
گزارش مشکلانتشار: 10 اسفند، 1395 / بازدید: 701