طبقه بندی، تجزیه و تحلیل و تنظیم مدارک در مکاتبات اداری
گام نخست در انجام مکاتبات اداری طبقه بندی، تجزیه، تحلیل، تنظیم مدارک و اطلاعات می باشد و شامل موارد ذیل است .
شناخت و درک موضوع: حدود و اهمیت موضوع نامه کاملا مشخص گردد.
تهیه برنامه و روش کار: قبل از هر چیز برنامه و روش کار تعیین و سوابق و اطلاعات لازم تهیه گردند.
تهیه برنامه زمانبندی: در نظر بگیرید چه مدت زمان برای تهیه نوشته مورد نظر در اختیار دارید و با توجه به آن، برنامه کار زمانبندی شده را تهیه نمائید.
جمع آوری اطلاعات و سوابق: سوابق و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری و ارزیابی کرده ، از آنها یادداشتبرداری نمائید.
تنظیم یادداشت ها: یادداشت های تهیه شده را بر اساس موضوع و اهمیت، طبقه بندی و تنظیم نمائید.
تعیین نوع نوشته: با توجه به موضوع، حجم مطالب و محتوی، نوع نوشته مناسب را تعیین نمائید.
هماهنگی: با ملاقات های غیر رسمی و یا تشکیل جلسه کمیسیون ، نظر و پیشنهادهای صاحب نظران، متخصصین و مسئولین ذیربط را دریافت و اطمینان حاصل کنید که تمامی جنبه ها و جوانب موضوع را در نظر گرفته اید.
جمع بندی، نتیجه گیری و تهیه پیشنهادها: مجموع اطلاعات فراهم آمده تجزیه و تحلیل گردد و با توجه به نتایج حاصله، پیشنهادهای لازم و متکی بر حقایق، در قالب امکانات موجود و قابل دستیابی تهیه و جزئیات آنها تعیین شوند.
تنظیم نوشته و ارائه آن: مطالب حاصله را با توجه به اصول و نکات فنی نگارش، در قالب یکی از انواع مکاتبات تنظیم و به مسئولین ارائه دهید.
گزارش مشکلانتشار: 10 اسفند، 1395 / بازدید: 749