اصول عمومی و فنی مکاتبات اداری

برای آن که نوشته ای موثر باشد، باید طوری تهیه شود که گویای نظر واقعی نویسنده بوده، دو پهلو و مبهم نباشد و سوء تفاهم ایجاد ننماید. یک نوشته خوب واجد شرایط و نکات زیر است:

• بیان مطلب: متن نوشته، روشن، غیر قابل تفسیر بوده و نیز حاوی یک مفهوم و ایده اصلی باشد.

• درست نوشتن: نوشته فاقد اشتباهات املائی و انشائی باشد.

• منطقی بودن: ارتباط منطقی مطالب با یکدیگر در نظر گرفته شود.

• تقسیم بندی مطلب: مکاتبه باید شامل مقدمه، متن و نتیجه گیری باشد. رعایت پاراگراف بندی، علاوه بر جلب توجه خواننده، به روشنی مطلب کمک می کند.

• واقع بینی: مطلب با بی طرفی و بدون غرض ورزی تهیه گردد.

• رعایت اختصار: مختصر نویسی، اشتباه را کم می کند ولی نباید به روشنی و درستی نوشته و  جامع و کامل بودن آن، خدشه وارد سازد.

• تاکید نکات و موارد مهم : برجسته کردن و در دید قراردادن نکات و موارد مهم نوشته ، با اتخاذ ترتیب و توالی صحیح برای بیان عبارات.

• صحیح نوشتن: رعایت علائم و نقطه گذاری در نوشته.

• سادگی: استفاده از جملات ، عبارات ساده، کوتاه ، روشن و پرهیز از به کارگیری لغات واصطلاحات غیرمتعارف و غیرآشنا.

انتشار: 10 اسفند، 1395    /    بازدید: 964